Wasserzeichen zum Schutz von Dokumenten (Admin)
Mit der Funktion “Wasserzeichen” und den Zugriffsrechten “Nur Ansehen” und „Download geschütztes PDF“ lassen sich Dokumente in netfiles darstellen, ohne die Originaldatei zum Download zur Verfügung zu stellen. Der Benutzer sieht dann eine Voransicht des Dokuments, die mit einem Wasserzeichen versehen ist. Dadurch kann zum Beispiel ein Missbrauch von Screenshots oder ausgedruckten Kopien von vertraulichen Daten verhindert werden.
Im Wasserzeichen sind immer folgende Daten abgebildet.
- Datum und Uhrzeit (der Zeitpunkt in dem der Betrachter das Dokument öffnet)
- Name, Vorname, E-Mail-Adresse und falls vorhanden Firmenname des Betrachters,
- Datenraumname
Einrichtung
Bitte beachten Sie, dass Sie als Administrator das Wasserzeichen nicht sehen, da Sie immer Editier-Rechte auf die Dateien haben. Nur Benutzer außerhalb der Gruppe “Administratoren” können diese Ansicht sehen.
Im netfiles Deal Room ist diese Funktion voreingestellt, im netfiles Professional können Sie sie wie folgt aktivieren:
Gehen Sie auf das Zahnrad neben Ihrem Datenraumnamen und dann auf den Bereich “Sicherheit”. Aktivieren Sie hier unter dem Punkt “Dokumentenschutz” die Funktion “Dokumente werden bei Benutzern mit dem Recht “Anzeigen” in der Dokumentvorschau und bei optionalem “Download geschütztes PDF” mit einem Wasserzeichen versehen”.
Zugriffsrecht nur Ansehen oder Download geschütztes PDF vergeben
Legen Sie bitte unter “Gruppen und Benutzer” eine Gruppe an, in denen Sie die Benutzer “zur Gruppe hinzufügen” (bereits im Datenraum angelegte Benutzer) oder neue Benutzer anlegen, die gemeinsam nur bestimmte Ordner sehen dürfen und die Dokumente mit Wasserzeichen angezeigt bekommen sollen.
Im Bereich “Alle Dokumente” haken Sie danach den gewünschten Ordner an und gehen rechts auf “Zugriffsrechte”. Jetzt vergeben Sie der gewünschten Gruppe das Zugriffsrecht “Nur Ansehen” oder „Download geschütztes PDF“
Sie können über die Funktion “Zugreifbare Dokumente” überprüfen welche Dokumente ein Benutzer oder eine Benutzer Gruppe, mit welchen Zugriffsrechten angezeigt bekommt.
